تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا اکثر سازمانها،کارخانجات، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سیستم‌های متفاوت و حجم بالای مستندات در هر سازمان مطرح می‌شود، یافتن راه‌حلی برای نگهداری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در هر سازمان می‌باشد. از سوی دیگر رویکرد سازمانها در جهت استانداردسازی فرآیندها و رویه­های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است. یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان اساس سیستم مدیریت کیفیت می­باشد سازمانهایی موفق به دریافت گواهینامه‌های سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949,...) می‌شوند که این الزامات را در سازمان پیاده کرده و سوابق اجرای آن را نگهداری نمایند. لذا شرکت سازمند سیستم یئنی با توجه به موارد فوق اقدام به اجرایی نمودن سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده که علاوه بر حذف مدارک و سوابق کاغذی از فرآیند اداری، سعی در تسهیل مدیریت مستندات نموده­ است.

قابلیتهای نرم افزار آرشیو اسناد و مستندات

√تعریف گروه بندیهای مختلف برای فرمها و مدارک در سطوح مختلف

√تعریف انواع مدارک: مانند نقشه ها، پروسه ها، دستورالعملها، استانداردها، کاتالوگها و ...

√تعریف انواع زیرگروههای مدارک: مثلاً در گروه نقشه ها 1-نقشه فنی محصول 2- نقشه تاسیساتی

√امکان تعریف فرمهای ورودی مدارک

√امکان وارد کردن اتوماتیک سمبول­های استاندارد مهندسی و فونت های ویژه

√امکان کدگذاری اتوماتیک مدارک با توجه به نوع مدرک و زیر گروه آن

√ایمن سازی اسناد با تعریف کاربران سیستم

√امکان محدود کردن پرینت اسناد محافظت شده

√تعریف دلخواه کلیدهای میانبر برای فرمهای مختلف