با گسترش روزافزون تکنولوژی و ایجاد تغییر و تحول در گردش فعالیت اداری و به تبع آن با ورود انواع نرم­افزارهای اتوماسیون به سیستم­های اداری و نیاز به دسترسی سریع به حجم کلان اطلاعات ذخیره شده و کاهش حجم مبادلات کاغذی از ویژگیهای منحصربفرد این­گونه نرم­افزارها می­باشد. همانند کارهای حسابداری و انبارداری و ... ، نیاز به وجود سیستم دبیرخانه در سیستم اداری نهاد­ها و سازمانها از جهات مختلفی از جمله (کندی و دشواری دسترسی به اطلاعات و هزینه و دشواری نگهداری و مدیریت آنها در سیستم سنتی و ریسک مخدوش شدن نامه­ها و از دست رفتن مدارک در گذر زمان) بیش از پیش احساس می­شود. برای پاسخگویی به نیاز فوق، سیستم دبیرخانه یئنی به منظور مدیریت و تسریع عملیات پیگیری و جستجوی نامه­های وارده و صادره در سیستم اداری نهاد­ها و سازمانها طراحی گردیده است.

• امكانات نرم افزار دبيرخانه نسخه تحت ویندوز :

 √ ثبت و ويرايش نامه‌هاي وارده و صادره همراه با درج خودکار شماره دفتری

 √ ثبت ارجاعات و اقدامات مربوط به نامه‌هاي وارده و پیگیری ارجاعات بدون اقدام

 √ طبقه بندی نامه­ها در مجموعه­های مختلف

 √ اسكن و درج پيوست‌هاي نامه از درون نرم‌افزار

 √ چاپ انتخابي اطلاعات هر نامه

 √ جستجوي پيشرفته بر روي تمامي اطلاعات

 √ دفترچه تلفن

 √ تنظيم جداول پايه سيستم

 √ مديريت كاربران و سطوح دسترسي

 √ رابط هاي كاربري ساده و زيبا

 √ گزارش‌گيري از نامه‌هاي وارده و صادره

 √ پشتيباني اطلاعات

 √ پشتيبان‌گيري خودكار

 √ تقويم شمسي